À propos du poste

Sous la supervision de la chef ou du chef des finances, vous jouez un rôle clé auprès de cette personne et de l’Équipe de direction du département des Services financiers (les FIN). Le poste combine les responsabilités d’adjointe ou d’adjoint de direction auprès de la chef ou du chef des finances à des responsabilités liées à la coordination du département et au soutien des activités opérationnelles. Vous veillez ainsi à ce que les activités quotidiennes, les processus administratifs et les mécanismes de gouvernance permettent à la chef ou au chef des finances, à la chargée ou au chargé de l’efficacité organisationnelle et au département de fonctionner efficacement.

En étroite collaboration avec la chef ou le chef des finances, l’Équipe de direction et l’Équipe de direction élargie, vous jouez un rôle essentiel dans la coordination efficace des activités, la réalisation des livrables de gouvernance, les communications et les activités courantes du département.

Le poste est axé sur l’exécution rigoureuse des processus de gouvernance, des opérations administratives et des tâches de coordination. Vous collaborez étroitement avec la chargée ou le chargé de l’efficacité organisationnelle, qui assure la hiérarchisation stratégique des priorités et la planification du département, afin de veiller à l’exécution harmonieuse et efficace des activités opérationnelles.

Ce rôle exige un sens exceptionnel de l’organisation, un grand souci du détail et une approche axée sur le service afin de répondre aux besoins opérationnels du département et de soutenir la mise en œuvre de ses priorités stratégiques.

Ce que vous ferez

Coordination de la direction et de la gouvernance

• Gérer l’agenda et les priorités de la chef ou du chef des finances, et coordonner et assembler la documentation nécessaire à ses activités internes et externes.
• Coordonner, suivre et assurer l’exhaustivité ainsi que la production en temps opportun des documents d’information, des présentations et des livrables de gouvernance destinés au Conseil de direction institutionnelle, au
• Conseil d’administration et aux comités, conformément aux priorités et à l’orientation du contenu établies par la chargée ou le chargé de l’efficacité organisationnelle.
• Assurer la liaison avec le Secrétariat du Conseil d’administration, les partenaires internes et les parties prenantes externes afin de veiller à la transmission exacte et ponctuelle des documents.
• Anticiper les besoins opérationnels et logistiques du bureau de la chef ou du chef des finances, gérer les demandes entrantes et coordonner les contributions requises afin de favoriser une prise de décision efficace.

Activités opérationnelles et logistique du département

• Superviser et améliorer continuellement les processus administratifs afin d’assurer l’efficacité des activités de soutien du département.
• Collaborer avec l’analyste du soutien opérationnel pour assurer l’uniformité, la qualité et le bon fonctionnement des bureaux de direction du département.
• Collaborer avec la chargée ou le chargé de l’efficacité organisationnelle et d’autres partenaires pour gérer la logistique des principales réunions et activités du département, notamment la planification, la coordination des services de traiteur et la gestion de la documentation (p. ex., la rédaction et la diffusion des procès-verbaux).
• Diriger ou appuyer des initiatives du département liées à l’optimisation des processus, à la gestion documentaire et à l’innovation administrative, notamment en favorisant l’adoption de nouveaux outils et de nouvelles pratiques.
• Administrer les autorisations d’accès aux sites SharePoint des FIN et en assurer la gestion continue, conformément aux exigences et restrictions en matière de confidentialité. Superviser les systèmes de classement afin d’assurer leur conformité aux normes de la Banque et aux besoins du département.
• Appuyer les processus d’accueil et de départ du personnel ainsi que d’autres processus opérationnels et de ressources humaines du département, en cernant les occasions d’amélioration et en signalant les problèmes à la direction au besoin.
• Tenir à jour des systèmes de suivi pour les livrables de gouvernance, les décisions et les mesures à prendre afin d’assurer leur visibilité, leur avancement et leur réalisation dans les délais prévus, conformément aux priorités du département.

Collaboration, communication et mobilisation

• Servir d’intermédiaire entre les Services financiers et d’autres départements afin de clarifier les exigences, d’harmoniser les livrables et d’assurer le respect des normes de gouvernance et des processus de la Banque.
• Établir et entretenir des relations de travail solides au sein des FIN et avec les partenaires de la Banque pour favoriser une collaboration efficace et des réponses rapides.
• Appuyer les initiatives liées au milieu de travail et à la mobilisation du personnel (p. ex., activités de reconnaissance, activités sociales et de mieux-être).
• Organiser les déplacements de la chef ou du chef des finances et préparer ses demandes de remboursement de frais conformément aux politiques de la Banque.
• Coordonner les inscriptions aux formations de groupe, notamment la logistique, la planification, la facturation et les communications préalables aux séances.
• Travailler en étroite collaboration avec la chargée ou le chargé de l’efficacité organisationnelle pour mettre en œuvre les priorités du département et assurer l’exécution cohérente des activités de planification et de gestion.

Ce qu’il vous faut pour réussir

• Capacité démontrée à gérer des flux de travaux complexes, des priorités concurrentes et des échéances serrées tout en se souciant de la qualité et du détail.
• Excellentes aptitudes pour l’analyse, la planification et la résolution de problèmes; capacité à synthétiser l’information, à cerner les principaux enjeux et à recommander des solutions efficaces.
• Solides compétences interpersonnelles et en communication, et capacité démontrée à collaborer efficacement avec plusieurs équipes à tous les échelons de l’organisation.
• Grand sens de l’initiative, professionnalisme et discrétion, particulièrement dans le traitement de renseignements de nature délicate ou confidentielle.
• Grand sens de l’organisation et de l’anticipation permettant de prévoir les besoins opérationnels et d’y répondre de façon proactive.
• Attitude positive et dynamique, et confiance et souplesse nécessaires pour assumer des responsabilités, s’adapter au changement et évoluer dans un environnement rapide et en constante évolution.
• Maturité, tact et sang-froid dans les situations exigeantes, et capacité à représenter le bureau de la chef ou du chef des finances avec professionnalisme et crédibilité.
• Excellente connaissance de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams), de SharePoint et des outils d’intelligence artificielle.
• Vision axée sur l’amélioration continue et désir d’apprendre, d’optimiser les processus existants et de contribuer à une culture d’excellence et de collaboration.

Vos études et votre expérience

• Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en communications ou dans une discipline connexe, et au moins cinq années d’expérience professionnelle en soutien à la coordination d’une direction ou d’un département, dans des postes aux responsabilités croissantes.
• Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pourra être prise en compte.

Atouts

• Expérience de soutien à des cadres supérieurs (p. ex., chef des finances, directeur général ou directrice générale) dans un environnement complexe et dynamique.
• Expérience au sein d’une organisation financière, de gouvernance d’entreprise ou gouvernementale.
• Expérience de la direction ou du soutien d’initiatives visant à améliorer les processus et à favoriser l’innovation administrative.

Esprit innovant

Nous accordons une grande importance aux candidats qui font preuve d’adaptabilité, de curiosité et d’une volonté d’apprendre de nouvelles technologies, y compris l’intelligence artificielle et les outils numériques. Nous recherchons des personnes capables d’analyser des données de manière critique, de remettre en question les processus existants et de trouver des moyens de simplifier notre travail tout en adoptant le changement et de nouvelles façons de faire.

Exigence linguistique

À la Banque, le milieu de travail est propice à l’utilisation des deux langues officielles du Canada, à savoir l’anglais et le français. Ce poste exige la compétence linguistique de niveau 5 (connaissance pleinement fonctionnelle). À défaut de personnes qualifiées répondant aux exigences linguistiques du poste, celles qui n’y répondent pas pourraient être prises en considération. La personne retenue pourrait recevoir de la formation pour atteindre le niveau exigé. Les personnes bilingues et unilingues sont encouragées à postuler.

Ce que vous devez savoir

• La priorité est donnée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.
• Niveau de sécurité requis: Être éligible à l'obtention du niveau fiabilité 
• Une aide à la réinstallation pourrait être offerte au besoin.
• Veuillez sauvegarder une copie de l'affiche. Une fois la date de clôture est passée, elle ne sera plus disponible.

Modèle de travail hybride

La Banque propose des modalités de travail qui offrent une certaine souplesse aux employés, permettent la formation d'équipes performantes et favorisent une excellente culture de travail. Dans le cadre du modèle de travail hybride de la Banque, la plupart des employés peuvent faire du télétravail à domicile une partie du mois, et doivent travailler en présentiel au bureau de la Banque où ils sont affectés au moins 12 jours par mois pour aider à créer des liens entre collègues. Vous devrez vivre à une distance raisonnable du bureau. 

Ce que vous pouvez attendre de la Banque

Saisissez cette occasion unique de faire partie d’une équipe très performante au sein d’une grande organisation. La Banque offre un programme de rémunération et d’avantages sociaux concurrentiel conçu pour répondre à vos besoins à chaque étape de votre vie et de votre carrière. Pour en savoir plus sur les principaux avantages sociaux, veuillez consulter Tout ce qui s'offre à vous.  

• Le salaire se situe généralement entre 73 511$ et 86 484$, (niveau de poste 14) selon les compétences et l’expérience du candidat retenu.
• La Banque offre une prime pour les personnes qui répondent aux attentes avec succès de  5 à 7% du salaire de base individuel. La Banque offre une rémunération au rendement supplémentaire (3%) aux employés qui dépassent les attentes. Les employés qui fournissent un rendement exceptionnel dépassant largement les attentes peuvent être admissibles à une rémunération au rendement plus élevée.
• Un programme complet d’avantages sociaux flexibles vous permet de choisir le niveau de protection qui correspond à vos besoins en matière de soins de santé, de soins dentaires, d’assurance invalidité, d’assurance vie et d’assurance accident.
• Vous pouvez également acheter des jours de congé supplémentaires (maximum de cinq par année) qui s’ajoutent à vos congés annuels de base.
• Vous bénéficiez d’un régime de retraite à prestations déterminées indexées. 

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent un intérêt en soumettant leur candidature à ce poste. Nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.